Anforderung an die Orga eines JCF-Jahrestreffens

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Hallo zusammen,
bei den James Cook Freunden ist es Tradition, dass die Treffen von den Mitgliedern organisiert werden.
Das hat jetzt seit 2009 jedes Jahr hervorragend geklappt.

Dabei geht es nicht darum, im Sinne von "höher-weiter-besser" das Vorjahresevent zu übertreffen, so wie es bei den Eröffnungsfeiern der Olympischen Spiele langsam den Anschein hat. Bei uns hat jedes Treffen seinen ganz eigenen Charakter.

Ich möchte hier mal aufzeigen, was zur Durchführung eines Treffens wirklich erforderlich ist, und was einfach nur nett ist.

Datum
Das Datum steht fest. Unsere großen Jahrestreffen finden immer um Christi Himmelfahrt statt. Mittwoch ist der Haupt-Anreisetag und Sonntag ist Abreise. Das ergibt vier Übernachtungen.

Ort
Seit dem Treffen 2015 in Wittmund (Ostfriesland) steht fest, dass der Ort nicht zentral in Deutschland liegen muss. Das Sondertreffen in Bad Dürrheim (fast in der Schweiz) war auch gut besucht.

Anforderungen an den Stellplatz
Der Platz muss groß genug sein für bis zu 100 Fahrzeuge. Bisher kamen 33-84. Da nicht jeder über Solarpanels verfügt, brauchen einige Cooks unbedingt einen Stromanschluss, um die 4 Tage am Stück stehen zu können.

Ver- und Entsorgung
Toiletten- und Grauwasserentsorgung sowie die Trinkwasserversorgung muss nicht auf dem Platz vorhanden sein (wenn es auch nett wäre). Eine kurze Fahrt zur Entsorgungsstation in der Nähe ist zumutbar.

Toiletten und Duschen
Jeder James Cook hat ein Bad, so dass es auch ohne externe Duschen geht, wie zuletzt in Wittmund. Vierköpfige Familien müssen dann natürlich recht oft zum Wasserholen fahren. Es wäre also nett, wenn wenigstens eins von beiden in der Nähe ist (Dusche oder Trinkwasser).

Zentrales Event
Ein zentraler Programmpunkt sollte für Freitagabend auf der Agenda stehen. Bewährt hat sich ein gemeinsames Abendessen. Es reicht, wenn gemeinsam gegrillt wird. Wer keinen Grill an Bord hat, legt sein Fleisch beim Nachbarn mit auf. So hatten wir es schon oft gemacht. Ein Catering fällt wieder in die Kategorie "nett"

Teilnehmerliste etc.
Um das ganze Drum und Dran kümmen sich die admins. Null Arbeit an der Stelle für euch.

Fazit: Klingt doch gar nicht so schlimm, oder?
Es wäre schön, wenn wir bis November wüssten, wo die Reise im nächsten Jahr hingeht. Viele beginnen dann schon mit der Urlaubsplanung und integrieren das JCF-Treffen.

Beste Grüße
Peter

[reinhard_f]

Ich würde noch mit aufnehmen sich Absprachen (Preise/Platzbedarf usw.) vom Betreiber das Platzes quittieren zu lassen.

Ich habe in meiner Funktion als Club-Vorsitzender da schon erstaunliche Erfahrungen machen müssen wenn nach 1 oder 1/2 Jahren sich die Leute nicht an die Absprache erinnern können. Wir haben da im Camping Oldtimer Club eine Checkliste die gemeinsam durgegangen und unterschreiben wird. (Kann ich gern mal als PDF schicken)
Gastronomen sind übrigens auch oft "vergesslich!

Die größten Teilnehmerzahlen über 100 Fahrzeuge hatten wir übriges auch oft wenn die Treffen ganz im Süden oder Norden stattfanden. Woran das liegt, Wetter, Ausrichter, Ort, Angebot, Preise, keine Ahnung, ich habe es nicht ergründen können.